agencia-española-de-proteccion-de-datos

Inscripción de Fichero. ¿Qué es y en qué consiste?

12 abril, 2017 / POR / EN Agencia Española de Protección de Datos, LOPD, Think Consultores

Hoy desde Think Consultores vamos a tratar la inscripción de Fichero, qué es y pasos a seguir.

El Registro General de Protección de Datos es el instrumento de la Agencia Española de Protección de Datos que custodia la publicidad de la existencia de los ficheros y del tratamiento de datos de naturaleza personal, para hacer posible el ejercicio de los derechos de información, acceso, rectificación, oposición y cancelación de datos regulados en los artículos 14 a 17 de la Ley Orgánica 15/99, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Han de ser objeto de inscripción en el Registro General de Protección de Datos:

  1. Los ficheros de las Administraciones Públicas.
  2. Los ficheros de entidades privadas.
  3. Las autorizaciones de transferencias internacionales de datos decarácter personal con destino a países que no presten un nivel deprotección equiparable al que presta la LOPD a que se refiere el art. 33.1 de la citada Ley.
  4. Los códigos tipo , a que se refiere el artículo 32 de la LOPD.Los datos relativos a los ficheros que sean necesarios para el ejercicio de los derechos de información, acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Pero, ¿Qué es , en realidad, la información que se notifica de los ficheros?. Muchas empresas creen que lo que hay que hacer es una copia de la información o de la base de datos de la empresa y remitirla a la AEPD, no nada más lejos de la realidad.

Tras un análisis de los datos que utilizamos en nuestros negocios, sus finalidades, usos y posibles cesiones de datos internacionales, lo que notificamos es que la empresa dispone de un fichero, por ejemplo “Clientes” donde hay datos tales como: nombre y apellidos, dirección, teléfono, número de cuenta bancaria, fotografía, etc, todo los tipos de datos personales que manejamos habitualmente en nuestra relación con los clientes para la finalidad de la gestión habitual de los clientes, facturas, albaranes, pedidos, hojas de encargo, contratos, entregas, etc. Mediante este registro se informa a la AEPD que disponemos de esos datos en ese fichero y de los datos para ejercer los derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición).

A las dos o tres semanas de haber realizado la inscripción, la AEPD, nos mandará una carta en la que acepta o no, la inscripción y nos asigna un número de registro.

Este procedimiento hay que seguirlo en función de los ficheros de datos personales que detectemos que utiliza la empresa, normalmente los más genéricos son: Clientes, Laboral, Contactos, Pacientes, Asociados, Socios, Proveedores, Video-vigilancia, Usuarios de la Web y más específicamente , según tipo de empresa, autónomo, asociación o comunidad de vecinos, comunidad de propietarios, libro de matrículas, historiales clínicos, partes de accidentes, libro psicotrópicos, alumnos, etc.

Este es el primer paso para una correcta adecuación e implantación de la normativa LOPD, después es imprescindible disponer de un Documento de Seguridad, que es donde, entre otras cosas, desarrollaremos los ficheros que hemos presentado y , las autorizaciones de acceso, los encargados de tratamiento, las medidas de seguridad a adoptar y en general es el documento donde plasmaremos toda nuestra política de protección de datos

Estás obligaciones que en este artículo comentamos estarán vigentes hasta el 25 de mayo de 2018 , que es cuando comenzará a tener efecto el Nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos UE 679/2016, que ya se aprobó el pasado 25 de mayo de 2016. Donde éstos trámites dejarán de ser obligatorios y la empresa pasará a tener que demostrar que cumple con toda la nueva normativa europea.

No obstante, Think Consultores recomienda seguir con la normativa

actual ya que una vez que cumplimos con la LOPD , es mucho más fácil implantar la normativa europea, al tener unos cimientos sólidos desde los que comenzar la adaptación al nuevo reglamento.

En Think Consultores os hemos ido informando durante todo el año, y seguiremos haciéndolo, de los cambios que se avecinan en materia de protección de datos para el año que viene, que son numerosos y muy importantes.

Compártelo en...Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Leave a Reply